Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhân lực các đội sản xuất tại XN Địa vật lý GK

Mô tả giải pháp:

1.Tình trạng công việc về vấn đề đang được xem xét trước khi tạo ra giải pháp (Mô tả những nhược điểm của đối tượng hiện hành kèm theo bảng, sơ đồ, hình vẽ,… trong trường hợp cần thiết).

Xí Nghiệp Địa Vật Lý Giếng Khoan là một đơn vị có đặc thù riêng với nhiều đội, với hơn 200 nhân viên thường xuyên làm việc trên biển. Đặc điểm

Các đội thực địa có chức năng khác nhau, nhiệm vụ khác nhau
Thường xuyên thay đổi, không cố định ở một công trình biển nào, không theo ca
Số ngày đi biển và số ngày ở bờ cũng không đều
Phòng kỹ thuật sản xuất là phòng có chức năng điều hành và tư vấn cho các đội về nhân lực cũng như là về thiết bị để thực hiện các đơn hàng. Từ trước đến nay việc điều động và quản lý nhân lực của phòng và các đội đều thông qua các bảng chấm công và danh sách ở các đội đưa lên thực hiện bằng tay.

Phương pháp quản lý thô sơ trên các bảng giấy dẫn đến các nhược điểm sau

Tốn nhiều thời gian cho việc điều động, kiểm tra, thống kê số lượng nhân viên làm việc trên từng giàn khoan, cũng như công việc tương ứng mà họ đang thực hiện
Tốn nhiều thời gian cho việc kiểm tra số ngày làm việc của từng nhân viên trên từng công trình biển, để thuận tiện cho việc sắp xếp nhân lực cho các đơn hàng, cũng như kịp thời cảnh báo những trường hợp quá ngày trên biển
nhiều thời gian cho việc tra cứu số lượng nhân viên đang ở bờ, cũng như số ngày nghỉ bù từng nhân viên để bố trí hợp lý nhân lực cho các đơn hàng, đảm bảo hợp lý giữa làm việc và nghỉ ca cho các nhân viên
Tốn nhiều thời gian tổng hợp số lượng nhân viên thừa công, thiếu công để đảm bảo mọi người thực hiện đồng đều về mặt công biển, khắc phục tình trạng người thừa nhiều công người thiếu công
Các thông tin liên quan không được cập nhật chia sẻ nhanh chóng, để thuận lợi cho các bộ phận trong xí nghiệp
Độ khó cho việc quản lý sẽ tăng lên nhiều khi số lượng nhân viên, số các công trình tăng lên. Các tồn tại nêu trên dẫn đến quản lý chậm và thiếu thông tin, giảm hiệu quả trong công việc.

2. Nội dung của giải pháp đưa ra (Mục đích, bản chất, tính ưu việt của giải pháp kèm theo những tài liệu phù hợp dạng bảng, sơ đồ, hình vẽ,…trong trường hợp cần thiết)

Mục đích của giải pháp là đưa ra một phương thức quản lý mới phù hợp với đặc điểm của xí nghiệp để nâng cao hiệu quả quản lý nguồn nhân lực, do đó tiết kiệm thời gian và chi phí của các bộ phận sản xuất nói riêng và của xí nghiệp nói chung
Nội dung chính của giải pháp là đảm bảo việc quản lý theo sơ đồ (Phụ lục A) dựa trên việc sử dụng các thông tin thời gian thực đáng tin cậy về nguồn nhân lực của xí nghiệp. Để thực hiện giải pháp này đã xây dựng một phần mềm với cơ sở dữ liệu của toàn thể nhân viên của tất cả các đơn vị sản xuất. Với phần mềm này có thể thực hiện các chức năng sau

Quản lý người đi biển và kiểm soát nhân viên trên các công trình biển. Bất cứ lúc nào các thông tin sau đều có thể truy cập

Thực trạng của nhân viên trên bờ (danh sách các nhân viên đang ở bờ, những người đang nghỉ bù, những người nghỉ nghỉ phép, những người chưa có đủ ngày công làm việc trên biển...)
Thực trạng của nhân viên trên các công trình biển (danh sách các nhân viên và công việc cụ thể của họ, số ngày công biển ...)

Sơ đồ giải pháp quản lý nhân lực các đội sản suất

Tình trạng của việc đổi ca theo yêu cầu của đơn đặt hàng (danh sách những người đổi ca không thành công và lý do liên quan ...)
Tình trạng chuyển đổi nhân viên giữa các công trình
Dựa trên những dữ liệu này, tuỳ theo tính chất của các đơn đặt hàng, các lãnh đạo đội và phòng PTO có thể dễ dàng đưa ra quyết định kịp thời về việc lựa chọn và điều động người đi biển, đổi ca hoặc chuyển đổi nhân viên giữa các công trình biển... Tất cả các hoạt động này được ghi lại trong cơ sở dữ liệu trong chế độ thời gian thực

Giải pháp này cho phép chấm công cho nhân viên theo tháng, quý, năm ... Vào thời điểm bất kỳ, có thể truy xuất bảng công của mỗi nhân viên, bảng công theo bộ phận, tính toán ngày công thừa thiếu... và cập nhật cơ sở dữ liệu nếu cần thiết.

Tính ưu việt của giải pháp

Giúp giảm đáng kể thời gian và nhân lực cho các đơn vị trong xí nghiệp thực hiện các công việc nêu trên
Đảm bảo sự bố trí nhân lực nhanh chóng, hợp lý đảm bảo được sự đồng đều về công biển cho mọi người, cũng như đảm bảo hợp lý giữa thời gian làm việc và thời gian nghỉ ca cho nhân viên
Thông qua mạng nội bộ các thông tin mà computer tính toán và cập nhật được chia sẻ đến tất cả các phòng ban, đội và cá nhân trong xí nghiệp
Góp phần làm cho công việc quản lý được hiệu quả hơn và chuyên nghiệp hơn phù hợp với tiêu chuẩn ISO.